EU-Dienstreisen: Das Ärgernis „A1-Bescheinigung“

In den letzten Wochen haben uns vermehrt Anfragen zum Thema A1-Bescheinigungen bei (kurzen) Auslandsdienstreisen erreicht. Unsere Spitzenorganisation BDA hat dies zum Anlass genommen, den aktuellen Stand zusammenzufassen.

Vorweg: Es besteht Hoffnung, dass im Revisionsverfahren der entsprechenden EU-Verordnung Erleichterungen erreicht werden können. Derzeit laufen dazu Verhandlungen zwischen der EU-Kommission, dem Rat und dem Europäischen Parlament. Die BDA hat sich aktiv für eine praxistaugliche und unternehmensfreundliche Lösung eingesetzt und wird sich auch weiterhin dafür einsetzen, dass eine Ausnahme zu A1-Bescheinigungen bei Dienstreisen Eingang in das Ergebnis findet.

Um einen Überblick über die Tragweite dieser bürokratischen Belastung zu erhalten, bitten wir darum, uns im Fall der Sanktionierung in einem anderen Mitgliedstaat der EU entsprechende Sachverhalte mitzuteilen, sodass wir die BDA hierüber in Kenntnis setzen können.

Im Einzelnen:

1. Bewertung der BDA
Die Mitführung einer A1-Bescheinigung bei einer kurzen Dienstreise ist ein bürokratisches Verfahren, das Entsendungen ins Ausland für die deutsche Wirtschaft unnötigerweise erschwert. Die BDA wird im Rahmen der Revision der Verordnung 883/2004 auf eine Entbürokratisierung drängen.

Aus Gründen der Rechtssicherheit bietet es sich an, dass Beschäftigte auch bei kurzen Dienstreisen eine A1-Bescheinigung bei sich führen oder diese zumindest vor Reiseantritt beantragen und einen Nachweis darüber bei sich führen. Rechtlich sieht die BDA dies zwar nicht in jedem Fall als zwingend an, bei einer Kontrolle kann das Vorlegen der A1-Bescheinigung aber langwierige Verfahren verhindern.

2. Rechtslage seit 2010
Jeder Beschäftigte ist seit dem 1. Mai 2010 verpflichtet, eine sog. A1-Bescheinigung bei sich zu führen. Die Verordnung 883/2004 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 29. April 2004 und die Verordnung 987/2009 zur Festlegung der Modalitäten für die Durchführung der Verordnung 883/2004 gelten seit Mai 2010 und koordinieren die Sozialversicherungssysteme der Mitgliedstaaten der Europäischen Union. Die A1-Bescheinigung findet ihre Rechtsgrundlage in Art. 19 Abs. 2 Verordnung 987/2009. Arbeitgeber sollten die A1-Bescheinigung frühestmöglich vor Beginn der Auslandsdienstreise beantragen. Diese dient als Nachweis, dass der Beschäftigte dem Sozialversicherungsrecht seines Heimatlandes unterliegt und bindet insoweit auch die ausländischen Sozialversicherungsbehörden (vgl. Art. 5 Abs. 1 Verordnung 987/2009).

Mit der Einführung arbeitsrechtlicher Registrierungspflichten für Entsendungen im Zuge der Umsetzung der Richtlinie 2014/67/EU des Europäischen Parlaments und des Rates vom 15. Mai 2014 zur Durchsetzung der Richtlinie 96/71/EG über die Entsendung von Arbeitnehmern im Rahmen der Erbringung von Dienstleistungen (Durchsetzungsrichtlinie) ist das Thema internationale Mitarbeitermobilität komplexer geworden. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass die Einsätze ihrer Beschäftigten im europäischen Ausland rechtzeitig angemeldet werden. Die Anmeldeverfahren liegen ausschließlich in den Händen der Zielstaaten der Entsendung. Selbiges gilt für Sanktionen bei möglichen Verstößen.

Die A1-Bescheinigung wird jeweils für die konkrete Entsendung (zeitlich befristeter Einsatz im Ausland – kann auch nur ein Tag sein) ausgestellt. Der Begriff der Entsendung wird in Art. 12 der Verordnung 883/2004 definiert. Nach Auffassung der BDA liegt danach kein Fall einer Entsendung vor, wenn es sich um eine dienstliche Sitzung handelt (z. B. bei Businesseurope in Brüssel). Der Beschäftigte übt im Ausland dann keine Arbeit auf Rechnung des Arbeitgebers aus (vgl. Art. 12 Abs. 1 Verordnung 883/2004).

Das Bundesarbeitsministerium hat sich in einem Schreiben vom 14. März 2011 zur Handhabung von A1-Bescheinigungen bei kurzfristigen Entsendungen wie folgt geäußert:

„Grundsätzlich ist eine Bescheinigung A1 für jede vorübergehende Entsendung in einen anderen Mitgliedstaat bei dem zuständigen Träger im Voraus zu beantragen. Die Bescheinigung A1 kann jedoch auch noch nachträglich erteilt werden. Bei kurzfristig anberaumten Geschäftsreisen und bei sehr kurzen Entsendezeiträumen bis zu einer Woche kann es daher zweckmäßig sein, auf einen Antrag auf Ausstellung der Bescheinigung A1 zu verzichten. Sollte von den prüfenden Stellen des Beschäftigungsstaates eine Bescheinigung verlangt werden, ist sie im Nachhinein zu beantragen und dieser Stelle vorzulegen."

3. Ausstellung in elektronischer Form
Zum 1. Januar 2019 sollte eigentlich das Antrags- und Bescheinigungsverfahren zur Ausstellung einer A1-Bescheinigung in Deutschland für Arbeitgeber nur noch in elektronischer Form möglich sein. Das Verfahren wird nach § 106 SGB IV mittels systemgeprüfter Abrechnungsprogramme oder einer maschinellen Ausfüllhilfe durchgeführt und kann somit unmittelbar in die Entgeltabrechnungssysteme eingebunden werden. Aufgrund technischer und organisatorischer Schwierigkeiten haben sich die Spitzenorganisationen der Sozialversicherung darauf verständigt, dass Arbeitgeber bis zum 30. Juni 2019 weiterhin Papieranträge verwenden können. Die Anträge sind bei gesetzlich Krankenversicherten bei der jeweiligen Krankenkasse zu stellen. Für privat Versicherte ist die Deutsche Rentenversicherung zuständig.

4. Revision der Verordnung 883/2004
Die EU-Kommission hat 2016 einen Vorschlag zur Änderung der Verordnung 883/2004 vorgelegt. Im Bericht des Beschäftigungsausschusses des Europäischen Parlaments zur Revision der Verordnung 883/2004 wurde beschlossen, dass bei Dienstreisen keine A1-Bescheinigungen notwendig sein sollen. Es soll ausreichen, lediglich den Sozialversicherungsträger des Entsendelandes (Herkunftsland) zu benachrichtigen (wie dies tatsächlich geschehen soll, ist noch nicht klar). Ausdrücklich nicht umfasst sind jedoch Fälle, in denen im Rahmen der Dienstreise Dienstleistungen im Empfängerland erbracht werden sollen.