Haben Sie einen Notfallplan?

Sicherung betrieblicher Abläufe bei akutem Ausfall von Schlüsselpersonen – ein Gastbeitrag von Dr. Axel Mühl, Fachanwalt für Steuerrecht sowie für Handels- und Gesellschaftsrecht und Partner der Luther Rechtsanwaltsgesellschaft.

Ein Autounfall, ein Schlaganfall oder ein Herzinfarkt…solche Ereignisse stellen nicht nur persönliche Schicksalsschläge dar. Auch im unternehmerischen Bereich können fatale Wirkungen eintreten, wenn Schlüsselpersonen des Unternehmens betroffen sind. Wer kümmert sich um den laufenden Betrieb? Wer begleicht fällige Rechnungen? Wer zahlt fristgerecht Löhne und Sozialabgaben? Werden diese und ähnliche Fragen im Notfall nicht zeitnah beantwortet, können unter Umständen die Fortführung des Unternehmens und die damit verbundenen Arbeitsplätze gefährdet sein.

Auf derartige Ereignisse, die ohne Ankündigung eintreten, sind viele Unternehmen und deren Inhaber nicht oder nur schlecht vorbereitet. Das ist einerseits verständlich; häufig setzt hier der Verdrängungsmechanismus der menschlichen Psyche ein. Andererseits sind die möglichen Folgen für den gewissenhaften Unternehmenslenker zu bedeutsam, um sie ignorieren zu können. Daher sollten Notfallentscheidungen auf betrieblicher Ebene antizipiert werden. Bei inhabergeführten Unternehmen sind flankierende Maßnahmen auf privater Ebene zu treffen, um die Fortführung des Unternehmens nicht durch fehlerhafte familiäre oder außerfamiliäre Einflüsse zu gefährden.

Notfallentscheidungen auf betrieblicher Ebene

Managemententscheidungen im Notfall benötigen zunächst einmal eines: vollständige Information. Die Sicherung der Informationsgrundlage sollte daher an erster Stelle eines betrieblichen Notfallplans stehen. Das klingt banal, ist aber eine in der Praxis häufig vernachlässigte Obliegenheit. Wichtige Informationen sind vor allem vertragliche und andere rechtliche Regelungen, Kontodaten, Versicherungsbedingungen, Kontaktdaten (Adresslisten). Hilfreich in diesem Zusammenhang sind im Vorfeld angefertigte Übersichten, die eine Aufstellung der für das Unternehmen wesentlichen Informationen enthalten. Auch ist daran zu denken, den Zugang zu den benötigten Informationen sicherzustellen. Dieser Zugang kann materielle oder immaterielle Hilfsmittel erfordern, z. B. Schlüssel oder Passwörter. Hier mag es sich anbieten, die angesprochenen Listen und Zugangshilfen bei einer Person des Vertrauens zu hinterlegen, verbunden mit der strikten Anweisung, die Unterlagen und sonstigen Gegenstände nur im – zuvor definierten – Notfall herauszugeben.

Darüber hinaus sind Entscheidungskompetenzen für den Notfall festzulegen. Übergreifend oder differenzierend nach bestimmten Sachverhalten sollte geregelt und dokumentiert sein, wer in welchen Fällen welche Entscheidungen treffen darf (nach innen) und auch rechtswirksam treffen kann (nach außen).

Praxisrelevant ist vor allem die Zeichnungsberechtigung bei den für das Unternehmen geführten Bankkonten. Die Festlegung von Entscheidungskompetenzen erfährt mehrere Ausprägungen:

  • (i) geeignete Personen sind auszuwählen;
  • (ii) Verantwortungsträger sind zu informieren;
  • (iii) wichtige Vertragspartner sind ggf. vorab zu informieren;
  • (iv) Vollmachten sind auszustellen.

Stets ist darauf zu achten, rechtliche Vorgaben, insbesondere Formvorschriften, einzuhalten.

Flankierende Maßnahmen auf privater Ebene

Gerade bei inhabergeführten Unternehmen sollte sinnvollerweise auch daran gedacht werden, die betrieblichen Notfallenscheidungen mit flankierenden Maßnahmen auf der privaten Ebene zu verbinden. Hier ist zwischen dem krankheitsbedingtem Ausfall und dem Todesfall zu differenzieren. Im Krankheitsfall stellt sich erneut die Frage, wem Entscheidungskompetenzen während der Ausfallzeit zustehen sollen. Ist hier nichts geregelt, wird unter Umständen ein familienfremder Betreuer gerichtlich bestellt – ein Szenario, das häufig nicht im Interesse der beteiligten Personen ist. Hiergegen schützt man sich üblicherweise mit einer umfassenden Generalvollmacht, die zugleich Elemente einer Betreuungsvollmacht enthält und einer gerichtlichen Anordnung der Betreuung vorgeht. Welche Maßnahmen im Krankheitsfall von der betreffenden Person gewünscht oder abgelehnt werden, kann in einer zuvor verfassten Patientenverfügung niedergelegt werden, so dass auch bei fehlender Kommunikationsmöglichkeit der Wille des Patienten erkennbar bleibt. Im Todesfall stehen vermögensrechtliche Fragen im Vordergrund, die über letztwillige Verfügungen geregelt werden sollten. Zentral ist dabei die Entscheidung, wer die unternehmerische Beteiligung erbt. Wichtig ist hier die Abstimmung mit den geltenden gesellschaftsvertraglichen Regelungen.

Der Notfallkoffer

In der Praxis hat es sich bewährt, die betriebliche Notfallplanung dadurch umzusetzen, dass unter professioneller Anleitung ein sog. Notfallkoffer oder Notfallordner zusammengestellt wird. Ähnlich der Due Diligence-Prüfung im Vorfeld einer Unternehmenstransaktion werden anhand vorgefasster Checklisten die notwendigen Informationen eingeholt und gesichert. Auf dieser Grundlage erarbeitet und dokumentiert der Unternehmenslenker gemeinsam mit seinen Beratern die im Notfall abzulaufenden Prozesse. Schließlich werden erforderliche Beschlussvorlagen und Vollmachten erstellt und ebenfalls im Notfallkoffer abgelegt sowie um private Unterlagen ergänzt (Generalvollmacht, Patientenverfügung, Testament). Der Notfallkoffer wird üblicherweise bei einer externen Person hinterlegt; er sollte regelmäßig, mindestens einmal im Jahr, überprüft und ggf. aktualisiert werden.

Fazit

Unfälle oder akute und schwere Krankheiten können zum plötzlichen Ausfall von Schlüsselpersonen im Unternehmen führen. Die professionelle Notfallplanung sichert in diesen Fällen die unternehmerische Handlungsfähigkeit. Darüber hinaus wird ein weiterer positiver Effekt erzielt, denn wer für den Notfall gut gerüstet ist, hat bereits einen wesentlichen Beitrag zur geordneten Nachfolgeplanung geleistet.